Я не верю в эффективное управление своим рабочим временем и рабочим временем подчиненных, подобное тому, которое упоминают в умных книжках. Я всем этим управляю ситуативно и спонтанно, принимая решения по ходу пьесы и не делая далеко идущих планов, чего и вам в некотором роде желаю.

Дело даже не в том, что «я опять решил выпендриться» и публично протестую против «общепринятых» норм управления, когда задачи расписываются на годы вперед с приоритетами, таймслотами, дедлайнами и т.д.. Наоборот: я пытаюсь глубоко вникать в происходящие процессы, замечать, как на самом деле принято что-то делать и после этого описывать доступным языком то, что увидел и узнал. Что я узнал за последнее время — это то, что все средства планирования задач, графики выполнения процессов, средства фиксирования рабочего времени, приоритеты у задач — филькина грамота! Все равно вам в конце концов помогут лист бумаги и здравый смысл. Сейчас расскажу как.

У людей, у которых задач не одна, а несколько десятков, задачи очень сильно дефрагментированы, это вносит в список дел, которые надо сделать, огромную неразбериху. Вместо того, чтобы выполнять задачи последовательно одну за одной, следуя заранее поставленным приоритетам, человеку приходится перескакивать от задачи к задаче, в перерывах решая какие-то вопросы, отвечая на звонки и уезжая на встречи и командировки.

Дефрагментировать задачи не получается, т.к. например, уже назначенная встреча даже с ненужным второстепенным человеком всегда будет иметь наивысший приоритет и перенести ее будет сложно; отменить сложно, иначе зачем ее вообще было назначать. Т.е. ради встречи придется прерывать выполнение текущей задачи. Отключить телефон вы тоже не сможете, поэтому в рабочий процесс будут врываться звонки, на которые вы будете тратить свое время.

Часто задача имеет начало, но не имеет конца. Решение одного вопроса заставляет решать попутно еще десяток подобных по сложности. Выполняемая задача в результате решения обрастает подзадачами, параллельными проектами, во время выполнения приходится подключать все новых людей, выполнять несвойственные для себя действия, которые не прописаны в обязанностях.

А теперь представьте себе, как вы можете что-то планировать, как вы можете отвечать за сроки и результаты, если у других людей, которые всего этого не понимают, еще больший бардак? Как можно чем-то управлять в этом хаосе?

Итак, альтернативный набор правил по управлению своим временем и своими делами:

1. Надо раз и навсегда для себя уяснить, что те задачи, о которых вы забываете, не имеют приоритета на данный момент вообще. Инстинкты не позволят вам забыть об очень важном деле, все другие, которые вылетели из головы, можете смело забывать, если они у кого-то имеют большой приоритет, то о них вам напомнят (см. п.2).

2. Контролировать выполнение задачи должен тот, кто больше всего заинтересован в конечном результате. Возлагать контроль выполнения задач на специальный отдел или людей — самое идиотское решение, которое я видел в жизни. Такие люди далеки от практики, поэтому вносят неразбериху в процесс, попутно мешая всем и вся, суя свой нос туда, куда не нужно в самый неподходящий момент. Зато заинтересованные люди будут активно напоминать, помогать, подталкивать и другим образом содействовать тому, чтобы об их задаче не забыли.

3. Возьмите лист бумаги и напишите на нем свои задачи, поставив пустой квадратик напротив каждой. Каждый день старайтесь завершить хотя бы одну (у вас редко когда будет больше) задачу, ставьте в квадратике галочку. Когда листик будет подходить к концу, перепишите его заново, выкинув те задачи, напротив которых стоит галочка, а также те, которые на данный момент вы уже не успеваете выполнить или смысл их выполнения на данный момент отсутствует. Если вы одну и ту же задачу переносите от листика к листику, но не выполняете ее, тоже можете смело выкидывать ее, т.к. вы ей дали статус почетной задачи, которая достойна быть перенесена с листа на лист, но от этого, к сожалению ее будущее не поменялось — ее все равно никто никогда не выполнит.

4. Если вы руководитель, то смело выгоняйте тех, за кем приходится перепроверять правильность выполнения задачи. Люди либо работают без ошибок, а на крайний случай свои ошибки сами исправляют, либо их нужно гнать взашей, т.к. тратить время на проверку их ошибок — непозволительная для руководителя роскошь. Если не можете выгнать, то разбейте задачи на примитивы, выполняя которые ошибиться очень сложно и придумайте самоконтролирующий алгоритм решения, когда нельзя выполнить один шаг, не завершив предыдущий. В современных программных продуктах это реализовано за счет деактивации некоторых кнопок, пока программа не собрала нужные данные, подобные алгоритмы можно реализовать, не используя компьютер.